Voiko myyntiä tehdä liikaa? Selvitä nämä 3 asiaa ennen päätöstä kasvaa nopeasti

Kokemuksemme mukaan ylimyynti on yrityksille turmiollista. Myynti on yritysten hengissä selviämisen edellytys. Siihen tulee kuitenkin olla valmis. Suosittelemme tekemään perusasioiden tarkastamisen ennen isomman kasvun aloitusta. Toteuttakaa nykytila-analyysi, selvittäkää tuotantonne kapasiteetti ja näiden jälkeen toimintanne laatu. Kun nämä kolme asiaa on kunnossa, kasvu on turvallista ja kestävää.

Yrityksien myynnin osalta keskeinen kysymys voi olla riittävän myynnin varmistaminen. Onko meillä riittävästi myyntiä kannattavan liiketoiminnan varmistamiseksi? Saako myyjämme paljon kauppaa? Toinen ajatus on keskeisesti, että myydään yleisesti vain todella paljon. Tottahan toki yritysten täytyy myydä paljon, jotta bisnes pyörii ja se ennen kaikkea kasvaa.

Yritykset käyttävät paljon rahaa ja vaivaa myynnin kasvattamiseen. Tällaisille meidän tapaisillemme konsulteille riittää varmasti työtä! Edelleen kannustamme myynnin kasvattamiseen, koska se on elinehto. Harvemmin PK-yrityksissä pohditaan miten asiat muuttuvat, jos myynti lähteekin vetämään erinomaisesti. Olemme tulossa kestävään kasvuun. Hyvänä esimerkkinä nopeasta kiihdytyksestä ja seinään ajamisesta on taloushistoriassa Rakennusliike Lehto. Talousohjattu rakentaminen otti paljon kierroksia ja työtä tuli paljon tehtäväksi. Kun tulee töitä, se kysyy myös tekijöitä ja ennen kaikkea toimivia prosesseja. Porukkaa tuli töihin ja siitä huolimatta prosessit sekä laatu eivät pysyneet mukana. Homma kyykkäsi viimeistään tässä vaiheessa. Lehto ei ollut valmis ottamaan näin räjähdysmäistä kasvua vastaan, vaikka talousohjatusti rakentavatkin.

Yrityksen myynnin kehittäminen ja kasvattaminen vaativat myös paljon koko toiminnan harmonisointia. Olemme hankkineet myös yritykseemme osaamista LEAN ja Six Sigman menetelmistä. Erityisesti Six Sigmassa opimme ymmärtämään asioiden keskenäisiä vaikutussuhteita. Hyvänä esimerkkinä voidaan ottaa leipomisen. Olet tekemässä pannaria, joka koostuu eri raaka-aineista. Lukemasi ohjeen mukaan saat maukkaan pannarin. Mikäli menet vaikka ”säätämään” suolan määrää, joudut todennäköisesti myös muuttamaan muidenkin aineksien suhdetta suhteessa siihen. Kukapa haluaa liian suolaista pannaria syödä! Sama pätee myyntiin! Myynnin ollessa vähäistä organisaatio altistuu tyhjäkäynnille, jonka vuoksi henkilöitä joudutaan lomauttamaan tai irtisanomaan. Yritys ei kasva pienestä isommaksi tai se pienenee. Tämä on monesti se keskeisin haaste.

Miten homma toimii, jos myyntiä tulee lisää? Luonnollisesti yritykseen rekrytoidaan enemmän henkilökuntaa ja mahdollisesti aletaan varata lisää resursseja kasvavan kysynnän tyydyttämiseen. Entäpä jos kierroksia onkin enemmän? Myyntiä tuleekin vain kaksi kertaa enemmän kuin on odotettu. Tällöin alkaa ongelmat. Mistä saadaan riittävästi henkilökuntaa? Koulusta niitä saa! Haetaan sieltä, kyllä tekevä oppii! Ongelma ratkaistu! Kun henkilökunnan määrä on saatu kasvamaan, raaka-aineet alkavat loppua. Tämän jälkeen soitellaan toimittajille ja kysytään heidän kapasiteettiaan. Toimittaja ilmoittaa tarvitsevansa enemmän aikaa toimitukseen. Tästä joutuu ilmoittamaan asiakkaalle. Kun asiakas harmistuu viivytyksistä ongelmat paisuvat. Tämän jälkeen havaitaan, etteivät ne alalle tulleet olleetkaan ammattitaitoisia ja heitä johtavat esimiehet säätävät kukin omalla tavallaan ilman yhtenäistä firman toimintapolitiikkaa. Osaamattomuus on synnyttänyt virheellistä työtä, jota täytyy korjata. Yritys on jo kuin vene, jossa vesi tulvii pohjassa olevasta reiästä sisään eikä sitä ehditä korjata, kun täytyy äyskäröidä. Kaiken tämän kruunaa lopulta laskutuksessa ja hallinnossa asioiden tökkiminen. Laskuja jää lähettämättä ja asiat vain eivät etene. Kun homma alkaa tökkiä, perälauta vuotaa ja asiakkaat jättävät uppoavan laivan. Uusia tulee, mutta ne siirtyvät nopeasti kohti perälautaa, kun uudet jo työntävät sinne päin. Tässä vaiheessa yrityksen johto on tultu yllätetyksi aika pahasti housut kintuissa!

Hyvät ystävät, tämä on erittäin yleistä suomalaisissa yrityksissä! Ne erinomaiset ja kaikkitietävät firmat tekevät aina tämän saman virheen. Mistä tämä johtuu? Vastaus on yksinkertainen: Yrityksen prosessit liiketoiminnassa eivät ole hanskassa. Toiseksi yrityksessä ei ole määritetty strategiaa kasvulle. Myynti on oikeasti sellainen asia, että sillä saadaan firma aika hyvin kyykkäämään. Tämän vuoksi tuotanto on syytä rakentaa sellaiseksi, jotta se kestää kysyntäpiikkejä tai pitemmätkin kasvukaudet.

Olemme törmänneet myös niihin oikeasti viisaisiin yrityksiin, jotka ymmärtävät myös kasvun riskit. Kasvu ei aina tuo vaurautta, vaan vie sen. Parempi on keskittyä oman tasonsa parantamiseen ja perusasioiden tekemiseen. Kun niitä on hierottu tarpeeksi ja päätös HALLITUSTA kasvusta on helpompi ja kannattavampi tehdä. Luonnollisesti meidän tulee muistaa toimialojen erilaisuus. Rakentaminen on materiaalia ja henkilökunta kysyvää liiketoimintaa, kun puolestaan ohjelmistokehitys edellyttää pelkästään henkilökuntaa, koska ohjelmistot ovat helpommin monistettavissa.

Tässä vaiheessa varmasti lukija pohtii, miten asioita voisi siten konkreettisesti lähteä viemään eteenpäin, ettei vastaavia katastrofeja tapahdu. Vastaus ei ole yksiselitteinen tai yksinkertainen. Näillä muutamilla asioilla voi lähteä asiaa pureskelemaan auki nykytilasta:

  1. Tee nykytila-analyysi yrityksestä ainakin seuraavilla kysymyksillä
    1. Onko määritetty avainprosessit?
    1. Onko henkilökunnan roolitus selvä?
    1. Miten johtamista toteutetaan arjessa?
    1. Mitkä ulkopuoliset tahot ovat avainasemassa toimittajina?
  2. Selvitä olemassa oleva kapasiteetti
    1. Kuinka paljon työtä se kestää?
    1. Kuinka vähällä työllä se toimii?
  3. Selvitä LAATU!!
    1. Kuinka paljon tulee reklamaatioita?
    1. Mistä reklamoidaan?
    1. Kuinka paljon havaitsemme virheitä tuotannossa?
    1. Kuinka paljon joudumme selvittämään sisäisiä asioita, kun ihmiset eivät tiedä?
    1. Onko meillä tavarat/asiat tallessa?
    1. Miten yleensä laatua valvotaan ja kuinka henkilökunta on siinä mukana?

Nykytila-analyysi


Nykytilan analysointi on yksi keskeisimmistä keinoista, joilla saat selkeän kuvan yrityksen tilasta. Kaikki lähtee prosesseista. Jos ne eivät ole selvänä, henkilökunta ei tiedä miten tai missä järjestyksessä asioita tehdään. Määrittäkää keskeiset avainprosessit. Ne voivat olla vaikka myynti-, tuotanto- ja taloushallinnanprosessit. Kuvatkaa ne tarkasti paperille piirtäen ne. Tämän jälkeen miettikää ketkä ovat osa tätä prosessia ja millaisilla vastuilla he ovat. Lopuksi määrittäkää keskeiset dokumentit, joita prosesseissa käytetään. Esimerkiksi myyntiprosessissa on myyntimateriaalit ja tarjoukset. Prosesseja voi hieroa ja pohtia hamaan tappiin asti, mutta yliprosessointia ei kannata tehdä. Silloin asiat menevät liian monimutkaisiksi. Yksinkertainen on luonnollisesti kaunista. Henkilökunnan roolitus on tämän jälkeen oleellinen asia. Prosesseissa heidän pelipaikat määritellään ja tämän jälkeen se jalkautetaan heidän tietoisuuteen. Joukkuepeli on huomattavasti helpompaa, jos kentällinen pelaajia ei ole maalivahtina.

Johtaminen on näiden perusasioiden jälkeen avainasemassa, koska kokonaisuuden tulee pysyä kasassa ja toiminnan täytyy olla harmonisoitu. Onko yrityksessä riittävän tehokas kokouskulttuuri? Pidetäänkö niitä? Päätetäänkö niissä mitään? Miten päätöksiin sitoudutaan? Seurataanko siellä, miten firmassa menee?  Kokouksien lisäksi tullaan yrityskulttuuriin, mutta siihen emme ota nyt kantaa. Esimerkiksi ollaanko yrityksessä keskitetyssä ohjauksessa vai itseohjautuvassa työskentelyssä.

Oman tekemisen kuntoon laittaminen ei aina riitä. Mikä hienompaa, kun oma porukka toimii unelman lailla, mutta keskeiset toimittajat töpeksivät. Onko oikein, että pesuainetoimittajan vuoksi asiakas odottaa? Ei todellakaan! Tässä vaiheessa on syytä käydä keskusteluja toimittajien kanssa. Parasta on luonnollisesti operoida sellaisten kanssa, jotka ymmärtävät asiakkaansa kulttuurin. Hiturat ja töpeksijät kannattaa laittaa kiertoon nopeasti, jos asiat eivät tule kuntoon.

Selvitä olemassa oleva kapasiteetti


Kapasiteetin selvittäminen tulee nykytilan analysoinnin jälkeen seuraavaksi. Kun on tieto, kuinka paljon työtä voidaan tehdä olemassa olevalla tiimillä, saadaan tieto kriittisestä pisteestä. Kriittisen pisteen jälkeen töitä on niin paljon, ettei sitä voida enää toteuttaa ilman ongelmia. Yksinkertaisin tapa laskea kapasiteettia on laskea henkilökunta ja kertoa viikkotyötunnit yhteen. Tällöin tiedetään, kuinka paljon tunteja on käytettävissä. Kymmen tuotantohenkilöstön määrällä kapasiteettia on teoriassa 375 tuntia. Tämän jälkeen voidaan katsoa, kuinka paljon nykyiseen tekemiseen kuluu aikaa. Sen jälkeen kapasiteettia voidaan lähteä palastelemaan ja miettimään tarkemmin. Voidaan laskea teoreettinen liikevaihto, jos työtä on aina sama määrä. Kun tiedätte rajanne, osaatte resursoida. Tällöin ei kenenkään tarvitse tehdä kalliita ylityötunteja tai muuten vain väsyttää itseään.

Selvitä LAATU!!


Kaksi ensimmäistä asiaa on nyt selvitetty. Ne ovat oleellisimmat asiat tutkia ennen laatua. Mitä laatu on? Laatu on laaja käsite, mutta yksinkertaistettuna se tarkoittaa asioiden kerralla oikein tekemistä niin palvelun kuin tuotteenkin osalta. Yksinkertainen esimerkki on lomakkeen täyttäminen. Täytä kaikki kohdat, sinun ei tarvitse palata enää lisäämään puuttuvia kohtia.

Laadulle voidaan nopeasti asettaa yksinkertaisia mittareita. Keskeinen on esimerkiksi reklamaatioiden määrä. Kuinka paljon niitä tulee kuukaudessa tai muulla ajanjaksolla? Mitä reklamoidaan? Aiheet kannattaa tilastoida ehdottomasti. Kun merkittävimmät syyt reklamaatioihin tiedetään, niiden ehkäisy on helpompaa. Toinen hyvä tapa saada kuva yrityksen laadusta on kuunnella ihmisten puhetta. Kuinka usein joku kysyy, missä, mitä, milloin? Jos näitä kysellään jatkuvasti ja keskeytettään kollegan työt, yrityksessä tehdään ”virheellistä” työtä. Asioiden keskeneräisyys ja puutteellisuus eivät vie isoja asioita eteenpäin.

Kotiympäristö on maailman paras paikka oppia jotakin laadusta. Keittiö on paikka, jossa viihdytään ja tehdään paljon asioita. Tiskeistä huolehtiminen on keittiön keskeisin tukityö. Kun astiat päätyvät altaaseen, tiskeistä ei huolehdita kerralla oikein. Tällöin ne pitää huuhdella uudelleen ja siirtää tiskikoneeseen. Tässä tavallaan tehdään sama asia kahteen kertaan. Yhdellä lautaseen kosketuksella voitaisiin se viedä suoraan tiskikoneeseen. Tiskialtaan kautta siihen kosketaan 2 kertaa! Kerralla oikein on 50 % parannus prosessissa!! No hei, kyseessä on muutama sekunti. Ne eivät näy missään. Mutta mitä jos kyseessä on minuutit, tunnit, päivät, viikot, kuukaudet tai jopa vuodet!? Tämä on muuten ihan tavallista suomalaisessa yrityskentässä. Funtsikaapa sitä.

Lopuksi


Lähdimme tässä blogissa miettimään voiko myyntiä tehdä liikaa? Oman kokemuksemme mukaan sitä voi tehdä liikaa todella nopeasti. Se on monelle vasta alkaneelle yrittäjälle kaukainen paniikki. Usko pois, se tulee aika vauhdilla, jos isket oikeaan markkinarakoon. Tämän vuoksi kasvulle on syytä luoda edellytykset yrityksessä. Jos myyntiprosessi on ainut tehokkaasti toimiva, muut prosessit jätättävät ja soppa on valmis.  

Blogitekstin kirjoittaja